La lista di controllo definitiva: prima, durante e dopo una fiera

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Non ostante che il marketing via internet  abbia cambiato  il modo in cui noi ci avviciniamo al nostro pubblico obbiettivo, esistono altri  metodi  che non utilizzano il web, utili e senza vincoli temporali,  che le imprese usano ancora attualmente- in particolare le fiere commerciali e le conferenze.  Le fiere commerciali offrono un grande potenziale alle imprese B2B e, allorquando  esse sono ben gestite, possono determinare un significativo aumento delle vendite e dei profitti.  In questo  articolo, noi discuteremo di ciò che voi dovrete fare prima, durante e dopo una fiera,  per essere sicuri di non perdere nessuna opportunità.

Prima di una fiera commerciale.

Tutto quello che dovete preparare  prima di affidarvi  ad una fiera commerciale.

 

  • Aggiornate la vostra firma su di una icona della fiera con un invito a farvi visita come “ Venite a cercarci nel salone a….”. Ciò consentirà d’informare il pubblico della vostra partecipazione alla fiera, invitandolo a fare visita al vostro stand nel caso sia prevista la loro presenza al salone. Assicuratevi di includere nell’invito il nome della fiera, il marchio e le informazioni riferite all’ubicazione del vostro stand, se sono da voi già conosciute.
  • Per B2B, Linkedin è un potente strumento, ma è importante prepararsi prima dell’evento:
    • Aggiornate il vostro profilo personale per indicare che visiterete il salone. Voi potete farlo nella parte superiore del compendio,visualizzando nuove notizie, ed anche mediante un articolo Pulse.
    • Aggiornate la pagina dell’impresa, fornendo qualche informazione sulla fiera agli utenti della vostra azienda, su ciò che intendete presentare e sull’ubicazione del vostro stand.
    • Aggiungete una raccomandazione ed una testimonianza pertinente. Per esempio, se voi partecipate ad una fiera commerciale per le imprese del settore chimico, aggiungete una testimonianza o un parere di un azienda del medesimo settore che ha lavorato con voi e che è soddisfatta dei vostri servizi e/o prodotti. Ciò aiuterà i visitatori del salone che vedranno il vostro profilo a comprendere in che modo la vostra impresa potrà essere utile (pertinente) per loro.
  • Se voi partecipate a questa fiera per la prima volta, cercate di sapere se qualcuno della vostra rete vi ha già partecipato. Sottoponetegli dei quesiti per ricevere dei consigli pertinenti che vi possono aiutare a prepararvi.
  • Voi non dovete attendere la fiera commerciale per definire una lista di potenziali visitatori. Effettuate delle ricerche sulle imprese che partecipano in qualità di espositori e su quelle che assistono in qualità di invitati. Preparate una lista di potenziali clienti interessanti ed organizzate delle riunioni presso il vostro stand. Se voi vi limitate a visitare la fiera senza partecipare, verificate se esiste un’area d’intrattenimento o dei caffè che potete utilizzare per pianificare delle riunioni e per evitare di correre da uno stand all’altro nel corso dell’evento.
  • Se avete l’intenzione di visitare degli stand, utilizzate la piantina toponomastica della fiera per conoscere l’ubicazione dei vostri potenziali clienti e pianificate l’ordine delle visite per essere più efficaci. Considerate l’ipotesi di creare un regalo o un gioco attraente per attirare la gente al vostro stand. Gli stand con dei gruppi di visitatori, anche piccoli gruppi, sembrano più interessanti per tutti ed attirano ancor più persone.
  • Siate pronti con una squadra che vi sostenga durante ed immediatamente dopo il salone. I membri della squadra non hanno la necessità di essere fisicamente con voi, ma essi devono essere pronti per trovare dei visitatori, pianificare delle riunioni, seguire le defezioni, fornirvi delle informazioni supplementari in caso di necessità, eccetera.
  • Preparate tutto ciò di cui avete bisogno prima del salone per non perdere troppo tempo a contattare i vostri potenziali clienti al ritorno dalla fiera. Ecco l’elenco di alcune delle cose di cui avrete bisogno:
    • un testo di invito su Linkedin da inviare ai visitatori che avete incontrato
    • un e-mail subito dopo la fiera
    • un elenco di numeri telefonici per chiamare i potenziali clienti
    • dei supporti di marketing personalizzati per l’obiettivo del salone.
  • Definite degli obiettivi chiari che voi potrete verificare durante e dopo la fiera. Per esempio: numero dei visitatori, numero delle riunioni con potenziali clienti, eccetera.

Utilizzazione dei social network.

I social network  sono un eccellente strumento utile per informare  la gente sulla vostra partecipazione ad una fiera commerciale,interagite  con altri partecipanti e scoprite delle possibili piste. Prima di creare una strategia per i media sociali verificate anzitutto quali sono gli strumenti che  la fiera può  offrire. Voi ci troverete spesso un gruppo Linkedin, un  hashtag  su Twitter, ed anche una piattaforma di  networking  B2B sullo stesso sito dell’evento.

Prima di una fiera commerciale, le imprese inizieranno a fornire  informazioni sul proprio conto  sui social network, così come sulla fiera stessa. La migliore maniera di sapere dove è ubicato il salone è quello di visitare il sito ufficiale delle fiere commerciali  così come il loro profilo sui social. Voi troverete in genere queste informazioni  in cima ed in fondo al loro sito web.

  • I gruppi su Linkedin sono un luogo ideale per aggiungersi alla conversazione ed interagire con altri partecipanti. Pubblicate periodicamente delle informazioni sulla vostra impresa e sul vostro stand ed invitate la gente, ma non siate soddisfatti di pubblicare informazioni solo su voi stessi. Ponete delle questioni, commentate  ed apprezzate, e siate presenti.
  • Su Twitter, analizzate il profilo del salone ed osservate che hashtag  utilizzano per promuovere l’evento. Sorvegliate l’hashtag  per vedere ciò che le altre imprese pubblicano, fate nuovi  tweet con messaggi pertinenti, rispondete e comunicate con l’hashtag  per far sapere agli altri che siete presenti e invitateli a farvi visita.

Altri  network sociali, come Facebook, sono meno diffusi, ma se il salone ha un profilo o un gruppo attivo, voi dovreste dare uno sguardo e vedere se il vostro  è anch’esso attivo.

Voi  avrete bisogno di tre équipe.

Questi gruppi , lavorando insieme, possono fare la differenza tra un insuccesso ed un enorme successo.

  • Equipe centrale della società- Questo gruppo presenta il prodotto o il servizio nello stand e comprende generalmente dei dirigenti e degli specialisti in tecnologia.
  • Equipe di sviluppo degli affari- Questo gruppo sarà ugualmente presente nel salone e avrà la responsabilità di organizzare delle qualificate riunioni nello stand. Noi vi raccomandiamo di avere qualcuno con le competenze necessarie per gestire lo stand ed organizzare delle altre riunioni durante la fiera, anche se voi avete già previsto un certo numero di meeting prima dell’evento.
  • Equipe di sostegno del back-office- Voi avrete bisogno di un gruppo presso la sede aziendale che sosterrà le vostre attività alla fiera. Ciò include la supervisione  dei potenziali clienti che voi invierete  al CRM, il report delle riunioni  fallite, la ricerca di nuovi potenziali clienti, la pianificazione di incontri con le imprese che voi avete giudicato interessanti  all’epoca dell’evento, eccetera.

Durante un salone

Cose da fare durante la fiera

  • Utilizzate un sistema di fichiers condiviso come Google Drive per condividere tutte le informazioni di marketing. In questo modo, se ci sono degli aggiornamenti, la squadra che lavora in azienda potrà essere informata sulle novità e i gruppi presso il salone avranno tutto il necessario  in tempo reale.
  • Registrate puntualmente tutti i potenziali clienti che incontrerete ed aggiungete delle note a ciascuna scheda. Non limitatevi a conservare i loro biglietti da visita in una scatola.  Se voi non avete il tempo di occuparvi di questo, scannerizzate  i biglietti ed inviate l’immagine alla squadra che lavora in azienda  per un’archiviazione dei dati.  Non dimenticate di aggiungere delle note su ogni scheda  affinchè  possiate inviare delle e-mail più personalizzate e specifiche dopo il salone.
  • La squadra di supporto del back-office può continuare a lavorare durante tutta la fiera, pianificare delle altre riunioni e rinviare i meeting con i potenziali  clienti che non si sono presentati. E’ importante conservarli  aggiornati
  • Create un gruppo di discussione per comunicare con tutte le squadre nel corso del salone.  E’ un eccellente mezzo per inviare dei rapidi aggiornamenti  ed anche delle note registrate per guadagnare del tempo.
  • Assicuratevi che  i gruppi non siano sempre tutti nello stand. E’ necessario avere sempre qualcuno che  cerca delle piste di lavoro e delle riunioni , assiste a delle conferenze, fa del networking, fa un giro della fiera, eccetera.
  • Avvicinate i potenziali clienti ed invitateli nel vostro stand. Se voi non trovate la persona che decide, cercate di prendere delle informazioni su di lui per contattarlo  oppure domandate alla vostra squadra di sostegno di fare delle ricerche.
  • Invitate dei gruppi di persone al vostro stand nello stesso momento per fare un “buzz” ed attirare altri visitatori. Quando il pubblico vede uno stand con molti visitatori nello stesso momento,  si crea  una maggiore attenzione che attira delle altre persone ( è per questo motivo che noi raccomandiamo dei regali e dei giochi).
  • Dedicatevi alla fiera e non siate distratti da altre attività che non sono connesse con il salone, come delle chiamate da parte dei clienti, dei compiti connessi con l’azienda, eccetera. Assicuratevi di aver delegato qualcuno che dovrà  occuparsi di queste mansioni e pianificate le vostre risorse  affinchè  possiate concentrarvi  sul compito principale.

Attività di social media durante la fiera.

  • Continuate ad invitare dei potenziali clienti per far visita al vostro stand.
  • Fate delle foto con i visitatori che incontrate e pubblicatele su Twitter o su di un altro social network.  Classificatele per poterle condividere per posta ed aggiungerle sull’hashtag  del salone.  Non dimenticate di chiedere prima di ogni altra cosa il consenso.
  • Pubblicate delle foto del vostro stand e della vostra squadra nel corso del salone.
  • Non prendete delle foto di cabine vuote; le vostre foto dovranno mostrare scene di attività ed avere un contenuto  animato!

Dopo una fiera

Le azioni da farsi dopo una fiera

  • Assicuratevi che tutti i potenziali clienti, le loro coordinate e le note siano state  archiviate  telematicamente  nel CRM dell’impresa.
  • Caricate un articolo sulla sezione attualità del vostro sito web oppure un blog con delle foto del salone, delle cose interessanti che sono accadute, delle imprese che voi avete incontrato, eccetera. Non dimenticate di condividerle sui social network.
  • Valutate i risultati finali del salone in rapporto ai vostri obiettivi iniziali che voi avete definito anzi tempo.

Attività sui social network

  • Aggiornate tutti i potenziali clienti su Linkedin immediatamente dopo il salone con un invito personalizzato. Non attendete troppo- otterrete migliori risultati  se i potenziali clienti si ricordano di voi.
  • Seguite le imprese che avete incontrato su Twitter ed etichettatele con un messaggio (esempio :       “ E’ stato eccezionale potervi incontrare alla fiera!” ).  Non dimenticate di aggiungere l’hashtag della fiera e, se possibile, una foto.

Per riassumere

Le fiere commerciali sono un eccellente luogo per aumentare le vostre vendite, ma voi dovete assicurarvi di prendere le cose migliori.  Numerose  imprese tornano dalle fiere completamente spossate e con la necessità di impiegare molto tempo per seguire tutti i potenziali clienti,  e qualcuna si è anche perduta strada facendo.  Preparate tutto in anticipo ed abbiate una squadra di supporto per aiutarvi durante l’intero processo ed assicuratevi di poter prendere il meglio dalla fiera alla quale partecipate.

About Author

Dafna è la fondatrice e CEO di D|Rolls Associates, una società con sede a Boston che fornisce alle aziende di tutto il mondo servizi di pianificazione e di sviluppo del business.

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